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事務職の仕事内容って?

コールセンターのお役立ちコラム (2020/02/04)

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事務職のお仕事を探す

人気職種ランキングなどで、いつも上位の"事務"のお仕事。いざ、仕事をはじめよう!としたときに、選択肢の一つとして一度は興味を持ったことがあるのではないでしょうか。競争率が高いからこそ、希望の仕事に就くためには事前の情報収集が大切です。そこで今回のコラムでは、「どんな魅力があるの?」「やりがいは?」「どこまでスキルが求められるの?」といった質問に答えていきます。

  • 1.事務職とは?

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"縁の下の力持ち"と呼ばれることもある事務職。あまり目立つことはありませんが、会社がちゃんと機能するために、必要不可欠な仕事です。

  • 事務職の特徴

「自社の製品をお客様に売る営業職」「新しいサービスを作り出す企画職」といった、会社の売上に直結する仕事とは違い、そのサポートをしていくのが事務の役割。といっても、事務の種類・仕事内容は企業や部署によってバラバラです。 そのため、8つの種類に分け一つひとつの特徴を紹介していきたいと思います。

  • 事務職の主な種類

◇一般事務
『OA(Office Automation)事務』と呼ばれることもある一般事務。おもに、来客時の対応や電話応対・書類の整理・データ入力・郵便物の発送/仕分けなど、部署にとらわれず会社全体が円滑に進むようサポートすることが主な仕事です。

◇営業事務
名前の通り、営業のサポートをすることが営業事務の仕事。商品やサービスを売る時に必要になる見積書・請求書・契約書といった資料作成や、営業担当者の外出時に顧客から電話があった際、その電話応対などのフォローを行います。

◇経理事務
お金を管理する部署である経理の仕事。たとえば、日々の売上管理や給与・保険・税金の計算などをまとめた資料を作成したり、チェックをしたりします。そのため、簿記などの専門資格や会計・法律に関する専門知識を身に付けることができます。

◇人事事務・労務事務
会社の人員を管理する部署である人事のサポートをする仕事。たとえば、新入社員が入ってきたときの手続き、社会保険の手続き、勤怠の管理などに関する事務処理作業を行います。そのため、労働基準法など法律の知識があると活躍しやすい仕事です。

◇総務事務
会社で使用されるボールペンやクリップ・コピー用紙・名刺など、備品を管理する仕事。他の社員が仕事をするうえで必要になる物を、なくなる前に交換・発注します。その他、清掃業者の手配をしたり防災設備の管理をしたりなど、快適な職場づくりのためのサポートを担当する仕事です。

◇貿易事務
主に商社や物流企業に多い事務職の一つ。輸出や輸入に関する手続きを行います。たとえば、通関に関する書類作成や船・飛行機の手配など。物流に関する専門的な知識とともに、海外の方と関わる機会もあるため、英語や中国語などの語学力が必要となってくる仕事です。

◇医療事務
医療機関(病院・クリニックなど)で事務や受付などを行う仕事。他の事務職とは違い受付を兼ねる場合が多いです。カルテや診察券の作成に加え、患者様が来られた際に診療の受付をしたり、診察料を受け取るレジ対応をしたりもします。

◇データ入力(事務)
顧客情報や日々の売上、また手書きデータや録音された音声をパソコンに入力する仕事。集中力を切らさず、コツコツ・もくもくとデータを正確に速く入力することが重要になる仕事です。

 

  • 2.一般事務の仕事内容

さまざまな事務のお仕事について簡単に紹介していきましたが、ここからはその中で比較的馴染みのある"一般事務"に焦点をあてて、その詳細な仕事内容を紹介していきます。

  • 一般事務の1日の仕事例

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9:00 今日も1日頑張るぞ!『出社』
…メールの確認
前日の退勤後から出勤するまでに来たメールをチェックします。
…1日のスケジュール立て
その日のタスクを洗い出し、いつ何をやるか予定を立てます。
…資料作成やデータ入力
社内スタッフから随時依頼される資料の作成や準備、データ入力をしていきます。

12:00 毎日の癒しの時間♪『ランチライム』
オフィスの外へ出てオシャレなカフェや飲食店でランチを食べたり、作ってきたお弁当を休憩室で食べたり、リフレッシュの時間。食後には仮眠をとるなど午後の仕事に備えてしっかり休みます。

13:00 しっかり休めたな~。『午後の勤務スタート』
…郵便物の仕分けなど
午前中までに届いた郵便物を部署宛ごとに出したり、もしくはお願いされた郵便物の発送準備をします。
…来客や電話/メール対応
社外のお客様が来られた際、会議室や応接室までご案内をしたり、会社の代表電話に電話がかかってきた場合の対応をしたりします。

17:30 1日お疲れさまでした♪『退社』
翌日の仕事内容をざっくりと確認し、退社します。
基本的には残業がないので、勤務後に友達と食事へ行ったり、趣味のヨガ教室に通ったり、はたまた家でゆっくり映画を見ながら夕ご飯を食べたりなど、それぞれの時間を楽しんでいます◎

  • 一般事務の仕事内容詳細

◇電話応対・メール対応
会社の代表電話番号にかかってきた電話や、会社宛にきたメールに返信したり、担当者に取り次ぐ仕事。お電話の場合、担当者が離席や外出をしているときもあるので、その場合はご用件をお伺いする事もあります。

◇来客対応
会社に来客があった場合、応接室や会議室にご案内します。また、事前にお願いされた場合は、会議や商談が滞りなく進むようその準備を任されることも。丁寧な対応を心掛けることが大事になります。

◇書類作成・ファイリング
基本的には、会社があらかじめ用意しているフォーマットに必要事項を入力し、資料や書類を作成する作業です。見積書や請求書など、商品・サービスに関するものから会議の議事録など、さまざまな書類を作成。その後必要な時にサッと取り出せるよう「種類別」「日別」などに分けて使いやすいように整理をします。

◇データ入力
顧客からの依頼内容通りに、データをパソコンに入力していく作業です。シンプルな仕事ですが、正確さやスピードが求められます。

◇備品管理
たとえば、ペンやメモなど会社で使われる文房具の在庫管理やコピー機・パソコンが正常に動いてるかなどを確認します。万が一「在庫がない」「動作不良がある」といった場合は、担当業者に発注をしたり修理の依頼手続きをしたりもします。

◇郵便物の発送や仕分け
会社から発送される郵便物を業者へ引き渡したり、逆に届いた郵便物を部署ごとに仕分けたりします。

  • 3.一般事務の仕事の魅力とやりがい

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データ入力や仕分け作業をコツコツもくもくとする一般事務のお仕事。ここでは、特に「魅力」「やりがい」に焦点をあてて紹介していきます。

  • 一般事務の魅力

◇プライベートと仕事のオンオフがつけやすい
基本的に、「土日祝は休み」「残業が少ない」ことが一般事務のメリット。定時内で自分の仕事を終わらせて、プライベートの時間を思いっきり楽しむ。いわゆるワークライフバランスのとれた生活を送ることが可能です。そのため、「仕事も頑張りたいけど趣味や遊びの時間も大切にしたい」といった方にピッタリの仕事。ただ、月末月初や年度末などは残業が発生することもあります。

◇デスクワークでの仕事
社内で完結する仕事になるので、営業職のように外回りをしたり企画職のように他社へ出向いてプレゼンをしたり…なんてことは一切ありません。「パソコンに向かって、もくもくコツコツと作業がしたい」「表に出るのではなく、そのサポート役になりたい」という方にピッタリな仕事です。

◇幅広いオフィススキルが身につく
WordやExcelのOffice系のソフトを扱う職場では、関数やマクロ機能などの応用まで身に付けられます。また、電話応対や来客応対する職場では、基本的なビジネス敬語やマナー・コミュニケーションスキルも身に付けられます。

 

  • 一般事務の仕事のやりがい

ここからは、実際に一般事務として働いている人の声をもとに、やりがいについて紹介していきたいと思います。

「頼られると、単純ですがとてもうれしいです(笑)。/電力会社、20代女性」
日々の仕事のなかで、意識しているのは相談事や依頼の意図をくみ取ること。この人はこういうタイプだから、きっとこういう資料のほうが見やすいだろうな、なんてことを考えながら働いています。だからこそ、"助かった!困ったときの○○さんだわ~"みたいなことを直接言われると、嬉しくてニヤニヤしちゃいますね(笑)

「昨日より今日、着実に成長しているオフィススキル。/生命保険会社、40代女性」
全くの未経験で入社した事務。はじめは"関数?なにそれ?"みたいな状態でした。幸い、パソコンを扱うのは好きだったので、タイピングとかは得意だったんですが…。はじめはExcelの表計算やビジネスのメールマナーなど、覚えることがたくさんで大変でしたね。いまは"1日1つ何かを覚えるぞ!"をモットーにオフィススキルを高めています。昨日できなかったことが、今日できるようになる。日々成長できていることが実感できてうれしいです。

「お客様からいただいた、"ありがとう"の一言。/物流会社、30代女性」
あんまり人と話すことが得意なほうではないので、営業や企画職よりもコツコツ作業のできる事務として働き始めました。もちろん、電話応対や来客応対はあったので、最初はガチガチに緊張しましたね。そんな時も、先輩から「まずは、気持ちよく受け答えができれば良いよ。」というアドバイスをもらって。意識して行ってみると、はじめは嫌だな~と思っていたお客様対応も"ありがとう"の一言をいただける機会が増えました。やっぱり、感謝されるとその分頑張ろう!って思いますね。

  • 4.一般事務に求められるスキルと注意点

実際に一般事務の仕事をしてみたいなと思ったとき、事前にあると役に立つスキルや、仕事を探すうえでの注意点をご紹介していきたいと思います。

  • 一般事務に求められるスキル

◇ビジネスマナー
<正しい敬語が使えるかどうか>
書類作成やデータ入力など、デスクやパソコンに向かっての仕事が中心ですが、電話対応や来客応対など"会社の顔"として、最初にお客様と会話をする機会も多い一般事務。そのため、ビジネスマナーがちゃんと身についているかどうかは重要なポイントです。

・相手を立てる・高めるために用いられる『尊敬語』
・へりくだり、自分を下の立場として敬意を表す『謙譲語』
・"です"や"ます"を語尾につけ、丁寧に話す『丁寧語』

この3つを適切に使い分けるスキルが求められます。

◇パソコンスキル
<WordやExcelなどのOffice系ソフト>
データ入力の際は、会社専用のフォーマットにデータ入力するケースもありますが、Office系ソフトを扱うことが多いです。そのため、WordやExcelの基本操作ができるかどうかは事務職にとって重要なポイントです。

<タッチタイピング>
他の社員をサポートする一般事務という仕事は、何よりも作業の正確さ・スピードが求められます。そのため、タイピングスキルが高ければ高いほど事務職においては有利になってきます。入力ミスや計算ミスのない完璧な書類を、決められた締め切りまでに仕上げることのできるスキルがあれば、多いに活躍できます。

◇コミュニケーション能力
<気持ちの良い受け答えができる>
社内のみならず、社外のお客様とも接点を持つ一般事務。会社のイメージを高く保つためにも「挨拶ができる」「ハキハキと受け答えができる」など、最低限のコミュニケーション力が必要となってきます。

<依頼された業務内容や指示を正確に理解し、実行できる>
指示を受けて作業をすることが主になってくるため、相手の言っていることをくみ取り実行できる力が必要になってきます。自分のやり方を貫くのではなく「○○さんだったらこうしたほうが良いな」「○○をしたほうが、のちのちスムーズに進むかも」といった、ホスピタリテイが重要となる仕事です。

  • 一般事務の注意点

「未経験でも気軽に始められる」「プライベートを大事にできる」などの理由から、女性を中心に人気の一般事務。採用枠が少ないということもあり、採用の倍率が非常に高いという注意点があります。

そのため、

・マイクロソフトオフィススペシャリスト
⇒Office系ソフトWord・Excel・PowerPointに関する資格
・ビジネス文書検定
⇒ビジネス用語や敬語・マナーを踏まえて正しい文書が作れる知識・能力の資格
・日商簿記検定
⇒企業の経営管理に関する基本的な知識を習得できる資格

などを持っている場合、転職やキャリアアップで有利になります。

 

  • 5.事務職を探している方にオススメの仕事

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事務職は非常に人気の仕事になるため、働くうえでの条件を絞りすぎるとなかなか希望した条件で内定までたどり着かないということも往々にしてあります。そんな時は、自分の希望するMUST条件を見直し、職種問わず幅広く求人を探すことをオススメします。

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